Liquiditätsplanung erstellen: Schritt für Schritt

Einen Liquiditätsplan erstellen Sie, indem Sie den verfügbaren Geldbestand zu Beginn jeder Periode erfassen, erwartete Einzahlungen und Auszahlungen nach ihrem tatsächlichen Zahlungstermin eintragen und daraus den Endbestand berechnen. Beginnen Sie für die nächsten Wochen mit einer wöchentlichen Übersicht und ergänzen Sie für die folgenden Monate eine gröbere Planung. So erkennen Sie nicht nur, ob das Geschäft voraussichtlich Geld erwirtschaftet, sondern vor allem, an welchem Zahlungstag Geld fehlen könnte.

Ein Plan ist keine zweite Gewinn- und Verlustrechnung. Er beantwortet die Frage, wann Geld auf Ihren Konten verfügbar sein wird. Für Geschäftsführer und Buchhaltung ist deshalb ein nachvollziehbarer Zahlungsplan mit wenigen sauber gepflegten Annahmen nützlicher als eine umfangreiche Tabelle, deren Beträge niemand aktualisiert.

Welche Zahlen gehören in einen Liquiditätsplan?

Starten Sie mit den tatsächlich verfügbaren Bank- und Kassenbeständen zu einem klar bezeichneten Stichtag. Gesperrte Guthaben zählen nicht zum frei verfügbaren Bestand. Erfassen Sie danach offene Kundenrechnungen, regelmäßige Zahlungseingänge und bereits vereinbarte Finanzierungszuflüsse mit einem realistischen Eingangstermin. Eine zugesagte, aber noch nicht abrufbare Finanzierung zeigen Sie getrennt als Möglichkeit, nicht als vorhandenes Geld.

Bei den Auszahlungen beginnen Sie mit Löhnen, Miete, Lieferantenrechnungen, Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und Darlehensraten. Dazu kommen bereits bestellte Leistungen, wiederkehrende Verträge und geplante größere Anschaffungen. Prüfen Sie bei jeder Position, ob Betrag und Zahlungswoche bekannt sind oder geschätzt werden. Diese Unterscheidung macht spätere Abweichungen erklärbar.

Einzahlungen sind nicht dasselbe wie Erträge

Eine ausgestellte Rechnung kann heute einen Ertrag ausweisen, während das Geld erst nach dem vereinbarten Zahlungsziel eingeht. Umgekehrt ist eine Darlehensauszahlung ein Geldzufluss, aber kein Umsatz. Ebenso kann eine im Voraus bezahlte Jahresrechnung den aktuellen Kontostand senken, obwohl der Aufwand wirtschaftlich mehrere Monate betrifft. Für die Liquiditätsplanung zählen die Geldbewegungen. Übernehmen Sie Umsätze und Aufwendungen daher nicht unverändert aus der Erfolgsrechnung.

Wenn Kunden häufig später zahlen, verwenden Sie nicht allein das Rechnungsziel. Vergleichen Sie es mit beobachteten Zahlungseingängen und halten Sie eine vorsichtigere Variante bereit. Überfällige Forderungen gehören in eine eigene Liste, damit aus einer optimistischen Schätzung kein vermeintlich sicherer Eingang wird.

Liquiditätsplan Schritt für Schritt erstellen

1. Stichtag und Konten festlegen. Stimmen Sie die Bank- und Kassenbestände mit den aktuellen Auszügen ab. Schreiben Sie auf, welche Konten enthalten sind und ob Beträge gebunden oder für einen bestimmten Zweck reserviert sind.
2. Zeitraster wählen. Planen Sie die nächsten Wochen einzeln, wenn mehrere größere Zahlungen oder unsichere Eingänge anstehen. Für weiter entfernte Zeiträume können Monate genügen. Eine Monatszahl darf jedoch einen kurzfristigen Engpass innerhalb des Monats nicht verdecken.
3. Einzahlungen terminieren. Ordnen Sie offenen Rechnungen, wiederkehrenden Einnahmen und vertraglich gesicherten Zuflüssen jeweils Betrag, voraussichtliches Eingangsdatum und verantwortliche Person zu. Trennen Sie sichere, wahrscheinliche und noch unbestätigte Beträge.
4. Auszahlungen zusammentragen. Verwenden Sie offene Verbindlichkeiten, Personalplanung, Verträge, Bestellungen und bekannte Zahlungspläne. Legen Sie die Fälligkeit nicht automatisch mit dem Rechnungsdatum gleich und berücksichtigen Sie Zahlungen, die noch nicht gebucht wurden.
5. Endbestand berechnen. Addieren Sie zum Anfangsbestand die Einzahlungen und ziehen Sie die Auszahlungen ab. Der Endbestand einer Periode wird zum Anfangsbestand der nächsten. Vergleichen Sie ihn mit einem intern festgelegten Mindestbestand.
6. Annahmen prüfen und freigeben. Lassen Sie Fachabteilungen außergewöhnliche Käufe und die Buchhaltung offene Posten bestätigen. Kennzeichnen Sie Änderungen mit Datum und Grund. So kann die Geschäftsführung zwischen geänderten Erwartungen und tatsächlichen Geldbewegungen unterscheiden.
7. Regelmäßig mit Ist-Werten abgleichen. Ersetzen Sie abgelaufene Perioden durch tatsächliche Konto- und Kassenbewegungen. Verschieben Sie nicht eingegangene Zahlungen sichtbar in eine neue Periode, statt sie stillschweigend als erledigt zu behandeln.

Excel-Vorlage: Spalten und Formeln

Legen Sie in einer Tabellenkalkulation die Spalten A bis H an: Periode, Anfangsbestand, Kundeneinzahlungen, sonstige Einzahlungen, Lieferantenzahlungen, sonstige Auszahlungen, Endbestand und Abstand zum Mindestbestand. Tragen Sie den selbst gewählten Mindestbestand beispielsweise in J2 ein. Die erste Datenzeile enthält in B2 den verfügbaren Bestand am Stichtag. In G2 steht =B2+SUMME(C2:D2)-SUMME(E2:F2), in H2 steht =G2-$J$2. Für die Folgeperiode übernimmt B3 mit =G2 den vorherigen Endbestand; die Formeln in G und H kopieren Sie nach unten. Eine zusätzliche Warnung in I2 liefert =WENN(H2<0;"Prüfen";"Im Rahmen"). Die Dollarzeichen halten den Bezug auf J2 beim Kopieren fest.

Die folgende Tabelle ist ein reines Beispiel in EUR; die Perioden und Beträge beschreiben kein typisches Unternehmen. Der angenommene Mindestbestand beträgt 8.000 EUR.

In Woche 2 sinkt der Beispielbestand unter die selbst gesetzte Grenze, obwohl Woche 3 wieder höher endet. Prüfen Sie deshalb die Fälligkeiten in Woche 2 taggenau: Wenn 16.000 EUR vor den erwarteten 4.000 EUR abfließen, ist der niedrigste Tagesbestand geringer als der Wochenendbestand. Bei mehreren Konten sollten Sie zusätzlich prüfen, ob die benötigten Mittel rechtzeitig auf dem zahlenden Konto liegen.

Eine zweite Eingabeliste mit Zahlungspartner, Betrag, geplantem Datum, Status und Kategorie erleichtert die Pflege. Summieren Sie daraus die Wochenwerte nur, wenn die Zuordnung eindeutig ist. Halten Sie Umsatzsteuer und andere tatsächliche Zahlungen in den Auszahlungen fest, ohne sie mit dem betriebswirtschaftlichen Aufwand zu verwechseln. Bewahren Sie eine datierte Fassung auf, bevor Sie die Planung grundlegend ändern.

Wie weit im Voraus sollten Sie planen?

Der sinnvolle Horizont hängt von Zahlungszielen, Auftragslage und Reaktionszeit Ihres Betriebs ab. Für kurzfristige Entscheidungen ist ein Wochenraster über mehrere Wochen zweckmäßig; für Investitionen und Personalentscheidungen brauchen Sie darüber hinaus einen Monatsblick. Präzisieren Sie zuerst die näheren, belegbaren Termine. Eine scheinbar exakte Tagesplanung weit in der Zukunft ist wenig hilfreich, wenn die zugrunde liegenden Aufträge noch offen sind.

Erstellen Sie neben dem Grundplan eine vorsichtige Variante: Was passiert, wenn eine große Rechnung später bezahlt wird oder eine Bestellung früher fällig wird? Ändern Sie die Annahmen einzeln, damit Sie erkennen, welche Bewegung die Lücke verursacht. Weisen Sie mögliche Kreditlinien gesondert aus und prüfen Sie deren tatsächliche Verfügbarkeit, bevor Sie sie in eine Handlungsoption aufnehmen.

Soll-Ist-Vergleich als feste Routine

Vergleichen Sie nach jeder abgeschlossenen Woche den geplanten Endbestand mit dem tatsächlichen Bestand. Zerlegen Sie die Differenz nach Zahlungen, die ausgefallen, verspätet, früher oder in anderer Höhe erfolgt sind. Eine geplante Einzahlung, die nur eine Woche später kommt, ist keine neue Einnahme: Korrigieren Sie ihre Woche und vermeiden Sie eine doppelte Erfassung. Gleiches gilt für Rechnungen, die zwar freigegeben, aber noch nicht bezahlt sind.

Notieren Sie bei wesentlichen Abweichungen eine zuständige Person und den nächsten Prüftermin. Wenn der Bestand unter Ihre Mindestgrenze fällt, prüfen Sie zuerst Fälligkeiten und Zahlungseingänge, dann mögliche Maßnahmen und deren Folgen. Ein realistischer Plan zeigt eine Lücke frühzeitig; er beseitigt sie nicht durch das Verschieben einer Zelle ohne sachlichen Grund.

Häufige Fehler

• Rechnungsdatum als Zahlungstermin verwenden: Erfassen Sie den erwarteten tatsächlichen Geldfluss und prüfen Sie überfällige Posten gesondert.
• Gebuchte Aufwendungen mit Auszahlungen verwechseln: Eine Abschreibung kostet in der betreffenden Woche kein Geld, eine Darlehenstilgung dagegen schon.
• Bestellungen vergessen: Berücksichtigen Sie beauftragte, aber noch nicht bezahlte Leistungen in der passenden Zahlungsperiode.
• Nur den Monatsendstand betrachten: Große Zahlungen können bereits vor dem erwarteten Eingang zu einer Unterdeckung führen.
• Plan und Ist überschreiben: Bewahren Sie den ursprünglichen Plan und erklären Sie Abweichungen, statt die Vergangenheit nachträglich passend zu machen.

Für einen engeren Wochenblick lesen Sie die 13-Wochen-Liquiditätsvorschau. Wie Sie neue Bestellungen kontrolliert in die Planung übernehmen, zeigt der Beitrag zu Ausgabenfreigabe und Abteilungsbudget.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.